Księgowość dla firm transportowych

Doradca podatkowy wyjaśnia zasady prowadzenia księgowości w firmach transportowych, w tym zajmujących się transportem międzynarodowym – podstawy prawne, zakres czynności wchodzących w skład całego procesu, najważniejsze ryzyka i koszt obsługi księgowej w firmie. W razie potrzeby pracownicy kancelarii mogą przeanalizować poprawność prowadzenia księgowości, a nawet przejąć na siebie związane z tym obowiązki.

Księgowość w Kancelarii Aneks na rzecz firm transportowych

Kancelaria Podatkowa Aneks już od prawie 30 lat świadczy kompleksową obsługę księgowo-finansową na rzecz przedsiębiorstw transportowych z Łowicza, powiatu łowickiego i województwa łódzkiego. Obsługujemy zarówno mała jednoosobowe firmy, jak i większe, również zajmujące się transportem międzynarodowym. Mając duże doświadczenia w obsłudze takich firm, usługi świadczymy fachowo, efektywnie i z dbałością o bezpieczeństwo prawne klientów. W przypadku obsługi przedsiębiorstw transportowych, niewiele może nas zaskoczyć – znamy obowiązujące przepisy prawa i wiemy, jak je stosować. Potwierdzają to wyniki kontroli u naszych klientów.

Co obejmuje obsługa księgowo-finansowa w firmie transportowej

Zakres obsługi księgowo-finansowej w przedsiębiorstwie transportowym zależy w dużej mierze od wielkości, zakresu i organizacji działalności. Obsługa taka obejmuje szereg czynności związanych z prowadzeniem i kontrolą finansów oraz ewidencją księgową:

• prowadzenie ewidencji księgowej – rejestrowanie operacji gospodarczych prowadzonych w przedsiębiorstwie, takich jak zakupy, sprzedaż, koszty produkcji, wynagrodzenia pracowników i wiele innych;
• przygotowywanie miesięcznych deklaracji podatkowych i przekazywanie danych w celu rozliczenia podatków;
• kontrola finansowa – bieżące monitorowanie wydatków i przychody, wyliczanie wskaźników w celu kontrolowania stanu finansowego i planowania przyszłej działalności; w zakres usługi niekiedy wchodzi również analizę bieżącej sytuacji finansowej, prognozowanie przyszłych dochodów i wydatków oraz weryfikacja wykorzystania budżetu;
• zarządzanie płatnościami – kontrola płatności, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz; obejmuje to prowadzenie ewidencji płatności, weryfikację terminów płatności, analizę bilansu płatności oraz monitorowanie należności i zobowiązań;
• analiza kosztów – określenie kosztów działalności, takich jak koszty osobowe, leasingi, zakupu i naprawy sprzętu, a także określenie marży zysku.

W przypadku przedsiębiorstwa transportowego, dochodzą usługi specyficzne dla branży:

• ewidencja czasu pracy kierowców – to jedno z kluczowych wyzwań stojących przez księgowością w firmie transportowej; w ramach rozliczania czasu pracy kierowców, nasza kancelaria na podstawie danych z karty kierowcy wylicza należne wynagrodzenia; dbamy przy tym o zgodność z przepisami dotyczącymi wynagrodzenia minimalnego w kraju i zagranicą, w przypadku transportu międzynarodowego;
• zwrot podatku VAT z zagranicy – jeśli zachodzi potrzeba uzyskania zwrotu podatku VAT z zagranicy, nasza kancelaria pomaga odzyskać VAT zapłacony przez kierowców podczas trasy zagranicznej; takie zwroty mogą dotyczyć paliwa, noclegu czy opłat autostradowych;
• pomoc księgowego w przypadku w kontroli Inspekcji Transportu Drogowego lub Inspekcji Pracy.
• rozliczanie dotacji unijnych dla branży transportowej – jeśli firma transportowa korzystać ze środków w ramach dotacji unijnych, nasza kancelaria pomaga w rozliczeniu pozyskanych środków.

W zależności od formy prawnej i systemu księgowego stosowanego w konkretnej firmie zajmujemy się:

• prowadzeniem księgowości w formie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość),
• prowadzenie księgowości w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• prowadzenie księgowości w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych ,
• sporządzanie deklaracji podatkowych,
• obsługa w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług,
• sporządzanie i analiza sprawozdań finansowych,
• pomoc w pozyskiwaniu kredytów bankowych i środków unijnych,
• opracowywanie dokumentacji podatkowej dla transakcji z podmiotami powiązanymi.

Jeśli zachodzi taka potrzeba, obsługę rozszerzamy o kolejne usługi:

• przygotowywanie wniosków o udzielenie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego,
• pomoc podczas kontroli organu podatkowego (urzędu skarbowego),
• reprezentowanie przedsiębiorcy w postępowaniu podatkowym,
• reprezentowanie przedsiębiorcy w sporze z organem podatkowym przed sądem administracyjnym.

Księgowanie tras w firmie transportowej

Prowadząc księgowość w firmie transportowej – zarówno w postaci ksiąg rachunkowych, jak i podatkowej księgi przychodów i rozchodów – staramy się dostarczyć przedsiębiorcom jak najwięcej danych analitycznych, będących podstawą optymalizacji rentowności. Jeśli zachodzi taka potrzeba, w księgowości grupujemy przychodów i koszty według tras, jakie wykonują kierowcy. Przykładem takich kosztów, które mają wpływ na rentowność są:

• opłaty VIA-TOLL (różne w różnych krajach),
• różnice w zużyciu paliwa wynikające z ukształtowania terenu,
• ceny paliwa,
• kosztami pracy pracownika związane choćby z przepisami dotyczącymi wynagrodzenia minimalnego w poszczególnych krajach.

Pogrupowanie tych kosztów według poszczególnych pozwala na przeanalizowanie, które kierunki spedycji są najbardziej opłacalne i jakie zlecenia powinny być przyjmowane, aby maksymalizować zyski.

Jakie rodzaje przedsiębiorstw transportowych obsługujemy w Kancelarii Aneks

Specjaliści od księgowości z Kancelarii Aneks obsługują w zasadzie wszystkie rodzaje przedsiębiorstw transportowych:

• indywidualne usługi transportowe – świadczone w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej;
• spółki osobowe – zwykle niewielkie przedsiębiorstwa, w których usługi transportowe świadczone są przez grupę kierowców działających wspólnie;
• przedsiębiorstwa transportowe w formie spółek kapitałowych – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne zajmujące się zaawansowanymi usługami transportowymi, logistycznymi i magazynowymi.

Pomoc w wyborze optymalnej formy prawnej dla firmy transportowej

Doradcy podatkowi i prawnicy z Kancelarii Aneks pomagają wybrać optymalną formę prawną prowadzenia działalności, doradzają w sprawie formy opodatkowania i sposobu rozliczenia zysków. Najczęściej spotykanymi formami prawnych dla firm transportowych są:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – forma działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca prowadzi działalność na własny rachunek. Właściciel firmy jest osobą fizyczną i odpowiada za długi firmy swoim majątkiem.
• Spółka cywilna – forma prowadzenia działalności gospodarczej najczęściej przez co najmniej dwie osoby fizyczne, które dokonują wkładów w postaci pieniężnej lub rzeczowej, a także pracy lub know-how. W wyniku zawarcia umowy spółki cywilnej tworzona jest wspólnota majątkowa, która nie posiada osobowości prawnej i działa na podstawie przepisów kodeksu cywilnego.
• Spółka jawna (S.J.) – jest to najprostsza forma spółki osobowej, w której wspólnicy prowadzą działalność pod wspólną firmą, odpowiadając za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem. Każdy z partnerów ma pełne prawo decydowania o sprawach spółki oraz jest równocześnie zobowiązany do wniesienia określonego wkładu do spółki.
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – forma prowadzenia działalności gospodarczej, w której właściciele firmy to wspólnicy, a odpowiedzialność za zobowiązania spółki ogranicza się do kapitału zakładowego.
• Spółka akcyjna (S.A.) – forma prowadzenia działalności gospodarczej, w której udziały w spółce są sprzedawane na giełdzie, a zaangażowani w spółkę akcjonariusze mają tylko ograniczoną odpowiedzialność za jej zobowiązania.
• Spółka komandytowa (sp.k.) – forma prowadzenia działalności gospodarczej, która składa się z dwóch typów partnerów: komplementariusza i komandytariusza. Komplementariusz odpowiada za zobowiązania spółki swoim majątkiem, podczas gdy komandytariusz odpowiada tylko do wysokości wpłaconego przez siebie wkładu.
• Spółka komandytowo-akcyjna (S.K.A.) – forma prowadzenia działalności gospodarczej, w której spółka składa się z dwóch rodzajów partnerów: akcjonariuszy i komandytariuszy. Akcjonariusze odpowiadają tylko do wysokości wartości akcji, a komandytariusze do wysokości wpłaconego wkładu.

Koszt prowadzenia księgowości w firmie transportowej

Zdajemy sobie sprawę, że świadczone w Kancelarii Aneks usługi na rzecz firm transportowych mają być na tylko najwyższej jakości, ale również konkurencyjne cenowo. Od wielu lat optymalizujemy nasze własne koszty poprzez między innymi:

• specjalizację – pracownicy kancelarii wykonują zadania ograniczone co do zakresu lub branży, dzięki czemu mogą je wykonywać szybciej i z mniejszym ryzykiem popełnienia błędu;
• doświadczenie – obsługując klientów z branży transportowej od wielu lat, niewiele może nas zaskoczyć; zadania wykonywane są sprawnie i pewnie;
• automatyzacji – pracujemy na najwyższej klasy oprogramowaniu znacząco obniżającemu pracochłonność oraz zmniejszającemu szansę popełnienia błędów;
• wysokie kwalifikacje – nasi pracownicy są specjalistami najwyższej klasy; ciągle inwestujemy w ich rozwój zawodowy.

Kalkulując koszty obsługi finansowo-księgowej świadczonej na rzecz firm transportowych bierzemy pod uwagę takie czynniki jak:

• wielkości działalności – im większa firma, tym zazwyczaj wyższe koszty związane z obsługą finansowo-księgową, ze względu na większą liczbę transakcji i dokumentów do przetworzenia;
• systemu rachunkowości – korzystanie z bardziej zaawansowanych systemów rachunkowości zwiększa koszty obsługi finansowo-księgowej; księgowanie dokumentów w pełnej rachunkowości jest bardziej pracochłonne w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
• zakresu działalności – przedsiębiorstwa zajmujące się wyłącznie prostymi usługami transportowymi a rynku krajowym wymagają mniejszego nakładu pracy przy obsłudze finansowo-księgowej niż złożone przedsiębiorstwa transportowo-logistyczne działające w ilu krajach, świadczące poza spedycją również usługi magazynowe;
• poziomu złożoności księgowości – im bardziej skomplikowana księgowość, tym wyższe koszty obsługi finansowo-księgowej.

Po zapoznaniu się z wymienionymi wyżej parametrami pracownik kancelarii określi cenę obsługi księgowo-finansowej. W razie potrzeby, szczególnie jeśli zakres oczekiwanej przez klienta usługi trudna jest do oszacowania, oferujemy możliwość rozliczania się na podstawie rzeczywiście poświęconego czasu, a także hybrydowo – ryczałt za typowe usługi plus rozliczenie usług dodatkowych liczonych według rzeczywistej pracochłonności przedstawianej w formie raportu.

Czekamy na kontakt. Zadzwoń teraz pod numer +48 695 680 119 lub napisz maila na adres biuro@kancelaria-aneks.pl.